16 reglas básicas para aumentar tu productividad y dejar de sentir que las horas no te alcanzan.
Termina el día y sentís que no te alcanzaron las horas para hacer todo lo que querías?
Dejame contarte que no estás sola. Esto le ocurre a la mayoría de las mujeres.
Como si estuviera escrito en nuestros genes, nos auto exigimos a hacer 150 mil cosas por día y si no llegamos…. culpa.
Más allá de que deberíamos ser más realistas con las pretenciones que nos imponemos, es posible dejar de sentirnos así, si aplicamos algunas de las siguientes reglas básicas de productividad.
Qué es la PRODUCTIVIDAD? Definición Técnica:
La productividad laboral es una medida de eficiencia en el trabajo. La cual mide la eficiencia de una persona, de un equipo, o una maquinaria, en la conversión de insumos en productos útiles.
La productividad mide la relación entre la cantidad de productos obtenida por un sistema productivo, así como los recursos utilizados para obtener dicha producción.
En nuestro caso, no serán productos obtenidos, sino tareas terminadas.
Y los recursos serán, tiempo, energía y a lo mejor, herramientas.
Serás más productiva en la medida que consigas completar más cantidad de tareas, utilizando la menor cantidad de recursos posibles.
Éstas son las reglas básicas que tenés que seguir para ser más productiva.
- Trabajá en serie para maximizar el tiempo:
- En serie: en la creación de productos, por ejemplo, hacer todos los diseños, hacer todas las impresiones, cortar todos los papeles, ensamblar todas las golosinas, pegar todos los moños.
- En bloque: por ejemplo, una hora para fotos, una hora para edición, una hora para escribir textos.
- Identificá las horas de mayor productividad. Tanto por el entorno que nos rodea, como por nuestro propio funcionamiento psiquico, hay momentos del día que pueden resultar más productivos que otros. Yo soy más productiva a la noche.
- Ajustá el nivel de pretensiones. Las expectativas juegan un papel importante a la hora de sentirnos más o menos productivas. Hay que establecer objetivos realistas.
- Descansá. jejejeje haz lo que yo digo, no lo que yo hago. Las pausas activas garantizan recargar energías, aflojar tensiones y sobre todo, que tu cuerpo resista.
- Bloqueá notificaciones. Modo avión o Modo No molestar, dependerá de tu teléfono. No se puede estar mirando notificaciones constantemente. Asignate bloques del día para contestar, atender redes y demás yerbas.
- Asigná fechas límite. Si las tareas vencen, las vas a cumplir. Si no tienen limite de tiempo para hacerlas, las vas a ir pateando por la vida.
- Aprendé a decir NO. Familia, amigos, nosotras mismas… empezá a ponerte en primer lugar de vez en cuando.
- Empezá por lo más difícil. Cuando de una lista de tareas haya una que no te gusta o que te resulta más pesada, en la medida que sea posible, empezá por ella. De esta forma no la vas a estar evitando y te garantizas terminar el día con todo lo que te propusiste hecho.
- Planificá la semana y el día. Puede ser el domingo por la noche o el lunes por la mañana. Y arrancá todos los días visualizando lo que hay para hacer, para ordenarlo y optimizar el tiempo.
- Priorizá. De la mano del anterior punto, las tareas tienen que ejecutarse según prioridades. Si no llegás a terminar con todo, al menos las más importantes y las más urgentes estarán garantizadas.
- Adiós Multitasking. Hacer más de una tarea a la vez reduce un 40% la concentración y terminás dedicándole más tiempo a todo lo que estás haciendo en simultáneo. Cuesta, pero tenés que hacer de a una cosa por vez.
- Ordená tus espacios. Donde sea que estés haciendo las tareas, el desorden te va a generar más demoras e improductividad. Dejá ordenado cuando terminás de trabajar, así al arrancar la próxima tarea estarás más enfocada. Encontrar las cosas cuando las necesitás 😂
- El perfeccionismo paraliza. Mejor hecho que perfecto.
- Automatizá siempre que se pueda. Respuestas guardadas, respuestas automáticas, plantillas, procesos bien definidos, planillas excel con fórmulas mágicas que te ayuden a ahorrar tiempo 😎 como mi calculadora automática de administración.
- Regla de los 2 minutos. Si surge una tarea que lleva menos de 2 minutos hacerla, hacela en el momento en lugar de posponerla. Inmediatamente después de terminarla, continuá con lo que estabas haciendo. No te vayas por las ramas.
- Medí el tiempo. Hacelo a mano o con herramientas como Toggl. Para saber cuanto te llevan las tareas y asignarles el espacio que corresponda. Para cobrar bien tu trabajo. Para no subestimar plazos de entrega.
BONUS:
Invertí en todas aquellas cosas que te hagan ahorrar tiempo y mejoren tus procesos y/o productos. Los tutoriales gratuitos no son suficiente.
Capacitaciones que te enseñen a trabajar mejor o a hacer eso que todavía no lograste hacer bien.
Por ejemplo, si te cuestan las redes seguro perdés tiempo valioso viendo qué publicar, pensando que escribir… y para colmo con malos resultados.
Invertí en herramientas que te ayuden a trabajar más rápido. Si cortás con tijera un par de cajitas no pasa nada, pero cuando tenés que hacer 50, un plotter de corte o una guillotina te van a hacer muuucha diferencia.
Lo mejor de todo es que es una inversión que vas a recuperar en tiempo y ventas.
Mis asistentes de productividad
Trello, trello y más trello. Acá planifico mi vida emprendedora.
Es la herramienta que me garantiza trabajar codo a codo con mis clientas de gestión de redes. Por si no lo sabés, soy Community Manager y algo más 😅
Es la herramienta que me ayuda a trabajar en equipo con Viole (mi mano derecha) y Vane (diseñadora).
El modo NO MOLESTAR que bloque las notificaciones de mi teléfono.
Porque hay cosas que no podría hacer con el aparatito vibrando….
Brevo para mis mails.
Permite automatizar y planificar cosas que ni te imaginás.
Creator Studio y Metricool para el contenido de las redes sociales.
Se complementan, porque hay cosas que no se pueden hacer en una y en la otra sí.
Creative Cloud y Google Drive para archivos.
Drive seguro la conocés. Creative Cloud es la nube de Adobe que sincroniza en todos mis dispositivos y con Illustrator. Es la gloria.
IQHashtags web
Armo colecciones de hashtags para mí y las cuentas que gestiono.
No hace falta que salgas corriendo a ver todas las herramientas que recomiendo, ni que pongas en práctica todas las reglas que te conté antes.
Elegí alguna y empezá. Incorporá el resto de a poco. Con aplicar 5 ya vas a ver como te empieza a rendir más el día.
Por cuál vas a empezar? Quiero leerte 👇🏻
Besotes
Dani
